Jestem zwolennikiem współpracy z klientem biznesowym i mogę podać wiele powodów, dla których warto oferować swoje słodycze firmom. Jeśli dopiero zamierzasz rozpocząć zdobywanie klientów biznesowych, powinnaś wiedzieć, z czym wiążą tego typu zlecenia, jakie są ich zalety oraz jakie wady. I dobrze zapamiętać… czym jest faktura proforma.

Zacznijmy więc od tego, co to jest faktura proforma, bo naprawdę często o nią pytacie.  Chociaż nie jest to formalny dokument księgowy, proforma to rodzaj oferty lub informacji handlowej. Zawiera dane podobne do tych, które są na fakturze, tj. dane Twojej firmy, nr NIP, nr konta, nr faktury proforma, tytuł (np. tort, babeczki itp), stawkę VAT oraz dane klienta. 

Tutaj zaprezentuję przykład: Klient prosi Cię o wycenę 100 babeczek. Wysyłasz mu maila z informacją o cenie i otrzymujesz odpowiedź z prośbą o fakturę proforma. To jednak nie oznacza, że klient składa zamówienie. Proformę zazwyczaj wysyła się do osoby w firmie, która zarządza budżetem lub podejmuje ostateczną decyzję o złożeniu zamówienia. 

Ważne jest, aby pamiętać, że zapytanie nie równa się zamówieniu. Wiele razy zdarza się, że aby dotrzeć do etapu składania zamówienia, należy pokonać długą i skomplikowaną drogę.

Jak nie konkurować jedynie ceną?

Niewątpliwie istotnym elementem jest cena, ale atrakcyjnie przedstawiona oferta też ma duże znaczenie. Klient firmowy zwykle wysyła zapytanie ofertowe do kilku lub nawet kilkunastu cukierni. Poszukuje najlepszej oferty, porównuje możliwości poszczególnych firm i koszty. Ma swoje kryteria wyboru, z których jednym, ale nie jedynym, jest cena.

Jeśli zamówienie wydaje się atrakcyjne i chcesz przekonać nowego klienta do swojej oferty to możesz zaproponować box degustacyjny. Przygotowanie próbek nie powinno stanowić problemu, a umożliwi Ci pokazanie swojej przewagi nad konkurencją. Nawet jeśli Twoja oferta nie jest najbardziej atrakcyjna cenowo, klient jest często skłonny podnieść granicę swojego budżetu, aby skosztować Twoich słodkości. Tak dzieje się w mojej pracowni – słodycze nie są najtańsze, ale są obłędnie pyszne. Stali klienci doskonale o tym wiedzą, a nowi… dostają boxy, bo dobrze wiem, że niektórych smaków nie da się zapomnieć 🙂

Kolejnym ważnym elementem są zdjęcia. Zawsze dołączam do oferty zdjęcia wcześniejszych realizacji, które są podobne do tych z zapytania klienta.

Współpraca biznesowa to zajęcie dla cierpliwych

Wróćmy jednak do naszego przykładowego Klienta. Wysyłasz proformę i… czekasz.

W tym właśnie miejscu dostrzegasz pierwszą trudność w współpracy z firmami – czas. Współpracując z klientem biznesowym musisz być cierpliwy. Czekasz na odpowiedź, na ostateczną decyzję, a później – często – na płatność.

Nie wahaj się jednak wyjść z inicjatywą. Możesz zapytać, czy klient już podjął decyzję, naciskać na informację zwrotną, prosić o podanie daty, kiedy możesz spodziewać się odpowiedzi.

Załóżmy, że jestesmy krok dalej. Klient patrzy na otrzymaną od Ciebie proformę i decyduje, że chce Twoje słodycze. Dostajesz zielone światło i zaczynasz działać.

Otrzymujesz informację, że jest zgoda na realizację zamówienia. Rezerwujesz termin, przygotowujesz się. Teraz klient ma dwie możliwości – albo od razu opłaca proformę, albo najpierw dokonujesz realizacji zamówienia, a potem wystawiasz fakturę i klient dokonuje płatności.

Warto na tym miejscu wyjaśnić różnicę pomiędzy fakturą a fakturą proforma – faktura, w przeciwieństwie do proformy, jest dokumentem księgowym. Powinna zawierać: dane Twojej firmy, dane klienta, tytuł płatności, stawkę VAT, termin zapłaty.

Jak realizować zamówienia firmowe?

Następnym etapem jest realizacja zamówienia. Klienci biznesowi zazwyczaj oczekują, że dostarczysz zamówione słodkości. Nie ma znaczenia, czy zamówili 50 czy 500 babeczek. Jeśli jednak nie masz samochodu, musisz od razu poinformować klienta, że musi sam odebrać zamówienie. Niestety, nie ukrywam, że może to doprowadzić do rezygnacji klienta z Twoich usług.

Po realizacji zamówienia, wystawiasz fakturę (jeśli nie zrobiłaś tego wcześniej) i czekasz na płatność. Jeśli klient opłacił proformę, będziesz musiała wystawić fakturę z adnotacją, że jest ona opłacona.

Podsumowując, omówiliśmy procedurę składania zamówienia, oferowania towarów i usług oraz procedurę płatności. Teraz omówmy, co możesz zaoferować klientom biznesowym.

Co oferować klientom biznesowym?

Najczęściej klientom zależy na tym, aby ich logo było widoczne lub aby nawiązano do niego. Możesz więc zastosować logo klienta na babeczkach. Jak to zrobić, opisałam tutaj: https://ulastepniak.pl/jak-zrobic-logotyp-na-babeczki/

Torty, candy bary z elementami logotypu lub pierniczki z logotypem to najchętniej kupowane słodycze w świecie biznesu.

Pamiętaj, że istotne jest pamiętanie o pewnych kwestiach, które często są pomijane. Należy poprosić klienta o zgodę na umieszczanie zdjęć lub relacji ze zlecenia w mediach społecznościowych lub na stronie internetowej. Bywa, że klient dostarcza ci grafikę, która nie jest jeszcze oficjalnie dostępna. W takich sytuacjach musisz respektować życzenia klienta i zachować pełną dyskrecję.

Dlaczego warto współpracować z firmami?

Wymieniłam i omówiłam kilka trudności, które mogą wystąpić podczas współpracy z klientem biznesowym. To jednak nie oznacza, że taka współpraca nie ma swoich zalet. Istnieje jedna znacząca zaleta, czyli… duży przychód z jednego klienta.

Pozyskując jednego klienta firmowego, możesz liczyć na znacznie wyższe przychody w porównaniu do średniej wartości zamówień od klientów indywidualnych.

Dla przykładu, klient indywidualny, który składa zamówienie dwa razy w roku na torty okolicznościowe, może przynieść ci rocznie około 1000 zł. Klient biznesowy, który składa zamówienia 5-6 razy w roku, na różne wydarzenia (urodziny firmy, mikołajki, urodziny prezesa, dzień dziecka itp.), może przynieść ci rocznie średnio 10 000 zł. Różnica jest znacząca, prawda?

Należy jednak pamiętać, że wtajemniczenie się w dialog z klientem biznesowym wymaga pewnych umiejętności. Nie każdy czuje się komfortowo w tej roli. Ja mam za sobą kilka lat pracy w korporacjach i czasami tęsknię za pracą przy biurku, rozmową o sprawach korporacyjnych. Dlatego tak dobrze rozumiem klientów biznesowych i cenię te relacje.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące współpracy z klientem biznesowym, napisz je w komentarzu, na grupie lub fanpage’u.