Często na grupach pojawia się pytanie „Co robicie w sytuacji, kiedy klient nie pojawia się o umówionej godzinie po odbiór zamówienia. Czekacie, zamykacie i idziecie do domu?”

Podpowiadam co zrobić i jak się zabezpieczyć, żeby nie dochodziło do takich sytuacji i co zrobić, kiedy już do nich dojdzie.

1. W momencie przyjęcia zamówienia zawsze proszę o wpłatę zadatku (nie zaliczki!). Bez zadatku nie kiwnę palcem.

2. Nie przyjmuję zamówienia bez podania adresu mailowego i nr telefonu kontaktowego.

3. W mailu potwierdzającym przyjęcie zamówienia do realizacji piszę o dniu i godzinach odbioru np.
Po odbiór zamówienia zapraszam w piątek w godzinach 15-19 lub w sobotę w godzinach 10-12. Proszę o wskazanie który termin bardziej pani/panu odpowiada”. Zazwyczaj po takiej informacji klienci piszą czy odbiorą tort w piątek, czy w sobotę.

4. Dzień przed planowanym odbiorem zamówienia wysyłam SMS-a z przypominajką. Podaję adres i godziny, w jakich można odebrać tort.

5. W dniu odbioru zamówienia czekam cierpliwie na klientów. Godzinę przed zamknięciem pracowni wysyłam SMS-a „Dzień dobry! Przypominam, że jestem w pracowni jeszcze godzinę. Później wyjeżdżam z dostawą tortów weselnych. Pozdrawiam”. Po takim SMS-ie zazwyczaj dostaję wiadomość zwrotną.

6. Jeśli mimo wszystko wybija 12, a klienta nadal nie ma, to dzwonię. Zonk jest wtedy, jeśli nikt nie odbiera. Jednak w większości przypadków dochodzi do rozmowy i wtedy już wszystko zależy od sytuacji. Najczęściej są to wymówki, że mąż wyjechał, ale jeszcze nawigacja mu pokazuje, że 20 minut, że korki, że zapomnieli i co teraz, czy mogę na nich poczekać jeszcze godzinkę, bo myśleli, że od 12, a nie do 12 itd., itd.

Zdarza się, że czekam te 15-20 minut, bo w gruncie rzeczy nie mam nic do stracenia (oprócz czasu oczywiście). Jednak w sytuacji, kiedy faktycznie muszę wyjść, bo mam candy czy torty do dostarczenia, czy lekarza, czy cokolwiek innego ważnego, to wychodzę.
Jeżeli nie udało mi się skontaktować z klientem, to wysyłam SMS-a z informacją, że wychodzę.

W całej mojej tortowej karierze dwa razy zdarzyło się, że klient nie odebrał zamówienia. Raz był to tort, drugi raz 6 sztuk babeczek. Od tamtej pory przyjmuję zadatki nawet za zamówienia za 60 zł.
Takie życie 🙂 

Sytuacja wygląda nieco inaczej jeśli masz pracownię w domu. Wtedy klientom wydaje się, że nie ma większego znaczenia czy przyjedzie o 12, czy o 12.30, bo przecież jesteś w domu. Kiedy jednak dostanie informację, że maksymalnie o 12.15 wychodzisz, bo masz umówioną wizytę u lekarza, na którą czekałaś pół roku, to przyjedzie, uwierz.