Kiedy zaczynałam swoją przygodę z biznesem usłyszałam wiele “cennych” rad. Jedna jednak była wyjątkowo trafna a brzmiała “w biznesie nie ma sentymentów”. I ja tę jedną radę wzięłam sobie do serca i oczywiście dostosowałam ją do siebie i swojego biznesu.

I mogłabym powiedzieć, że mam ogromny sentyment do wszystkich osób, które u mnie pracowały i pracują. Nie mam jednak żadnego sentymentu do miejsc (lokali) gdzie mój biznes hula i pewnie dlatego przeprowadzałam się już kilka razy. A żeby było zabawniej, wiem, że to nie koniec przeprowadzek. A co to ma wspólnego z planowaniem i oszczędzaniem? Już tłumaczę.

Od kilku lat stosuję się do rad osób, które umieją w planowanie. I w ten magiczny sposób nauczyłam się już kilku trików, które pozwalają mi kontrolować między innymi moje finanse. Nauczyłam się też planowania z dużym wyprzedzeniem.

I dziś opowiem Wam o tym w jaki sposób zaoszczędzę kilkadziesiąt tysięcy złotych dzięki planowaniu i organizacji.

W tym roku wydarzyło się kilka ważnych rzeczy. Ważnych dla mnie i dla mojego biznesu. Zacznijmy ode mnie:

• mój organizm mocno się zbuntował i wymaga większej uwagi niż wcześniej
• zdecydowałam się na korektę wady wzroku
• czeka mnie seria zabiegów fizjoterapeutycznych i rehabilitacyjnych, które mają postawić mój kręgosłup do pionu

Wszystkie te zabiegi, bieganina po lekarzach itp. zajmuje ogromnie dużo czasu (jakoś wcześniej nie zdawałam sobie z tego sprawy).

W tym samym czasie w moim biznesie zadziała się jedna ważna rzecz: moja ekipa nieco się uszczupliła. Takie życie czasami pisze scenariusze i nic z tym zrobić nie można (mimo, że nie przyszło mi łatwo pogodzenie się z tym)…

Ludzie się przeprowadzają, zostają rodzicami, albo wybierają inną ścieżkę swojej kariery. Samo życie.

I zapewne jeszcze 4 lata temu bym w panice szukała nowych osób, wymyślała niestworzone historie, żeby utrzymać wszystko na takim samym poziomie jak było dotychczas. A tym razem zrobiłam wszystko inaczej.

Dodałam 2 do 2 i doszłam do wniosku, że jest to moment idealny na zmiany. I po przeanalizowaniu za i przeciw postanowiłam:

• zrezygnować z dużej pracowni za miastem
• przenieść pracownię do Warszawy do mniejszego lokalu
• zrezygnować minimum na 1 rok z tortów weselnych
• wrócić do realizacji tortów dla dzieci
• utrzymać ilość zatrudnionych osób

Punkt pierwszy szybko wprowadziłam w życie, bo okazało się, że właściciel wynajmowanego przeze mnie lokalu wystawił go na sprzedaż. Nie miałam pewności, kiedy transakcja zostanie sfinalizowana, czy będzie to za miesiąc, czy za pół roku więc bez zbędnego przeciągania zabrałam się za poszukiwania nowego lokalu w Warszawie.

Znalazłam.. ruinę, a nie lokal. Była to kumulacja małych klitek, z odurzającym zapachem dymu papierosowego i bardzo niskim czynszem. Wynegocjowałam z właścicielką, że zrobię remont w lokalu, ale w zamian za to stawka czynszu nie ulegnie podwyższeniu minimum przez 3 lata. Jedyna możliwa podwyżka to podwyżka o wzrost inflacji. Kolejny zapis gwarantował mi opłacanie połowy czynszu na czas trwania remontu, nie dłużej jednak niż przez okres 6 miesięcy.

Dogrywanie szczegółów, podpisywanie umowy itp. zajęło 2 miesiące (właścicielka chyba liczyła na to, że jednak wynajmie lokal bez takich “kruczków” w umowie). Remont ciągnął się jak glut z nosa i trwał kolejne 4 miesiące. A kiedy się już skończył to lokal stał pusty przez prawie kolejne 2 miesiące, bo kończył się sezon weselny, a już zaczął się sezon na zamówienia firmowe i nie po drodze mi było z przeprowadzką.

Mimo tych wszystkich niedogodności, wpadek i potknięć, na operacji przeniesienia pracowni do nowej lokalizacji zaoszczędziłam kilkanaście tysięcy złotych.

Wszystko miałam dobrze skalkulowane i policzone, bez tego nie kwinęłabym nawet palcem.

Czynsz w “starej” pracowni – 4 500 zł

Czynsz w “nowej” pracowni – 2 000 zł

Koszt remontu (materiały plus robocizna) – 19 000 zł

To oznacza, że już w pierwszym roku zwróci mi się w 100% koszt remontu, pozostałe dwa lata to już tylko wyjście na plus.

Lekka zmiana w komunikacji z klientami nie wpływa znacząco na przychody.

70% moich przychodów generują klienci firmowi, więc zamiana tortów weselnych na “małe” torty zapewnia mi płynność w pozostałych 30%.

Mało tego, sam fakt przeniesienia pracowni do Warszawy spowodował, że gro moich “starych” klientów odezwało się z prośbą o rezerwację terminów na torty dla ich dzieciaków. Miałam w planach wysyłkę maili z informacją, umieszczenie reklamy w social mediach. Nie ma jednak nic lepszego niż poczta pantoflowa i to, że część osób pilnie śledzi moje instastories :) Nie muszę się już martwić o reklamę i pisanie maili.

I teraz wróćmy na chwilę do clue:

zaplanowałam sobie mnóstwo działań w swoim biznesie online, a z drugiej strony chcę zadbać o swoje zdrowie, a to wymaga ode mnie czasu i zaangażowania.

Ja wiem, to brzmi dziwnie – chce zadbać o siebie i planuje wszystko w kalendarzu, organizuje, przenosi biznes… Tak! Bo dzięki temu, że teraz mam nad głową burzę, to za chwilę będę miała dzięki tym działaniom święty spokój. I o to chodzi. Musi być bałagan, zanim nastanie porządek.

Poukładanie biznesu stacjonarnego da mi przestrzeń do zaangażowania się w nowe projekty (o nich usłyszycie już niedługo). A oszczędności, jakie dzięki temu poczynię są tylko “plusem dodatnim” ;)

I tak, w biznesie nie ma sentymentów. Bez żalu pożegnałam starą pracownię, ciesząc się w tej chwili nowym, jasnym wnętrzem, z granatowymi “domowymi” meblami. Zawsze chciałam mieć taką domową pracownię :) Po 10 latach to się udało.

Gdybym nie przeanalizowała swojej sytuacji, nie policzyła czy taki manewr mi się opłaca, gdybym nie znała swoich przychodów i ich źródła, nie mogłabym podjąć słusznej decyzji (lub zrobiłabym duży błąd kierując się intuicją, a nie statystykami).

Dlatego, mimo swojej artystycznej duszy, której nie po drodze z tabelkami excela, prowadzę skrupulatnie od kilku lat swoje statystyki.