fbpx

Wraz z odblokowaniem części obostrzeń ruszyła fala zamówień. Czekaliśmy na to długo i aż chciałoby się krzyczeć z radości, że w końcu jest pełny kalendarz… ale zamiast tego jest płacz bo nie jesteśmy w stanie zrealizować wszystkich napływających zamówień. Przychodzę więc z pomocą i pokazuję w jaki sposób zorganizować swoją pracę, aby tych zamówień przyjąć jak najwięcej i nie zaharować się przy tym na śmierć.

Zacznijmy jednak od początku:

1. Proces złożenia zamówienia

Przyjrzyj się temu w jaki sposób działa Twoja firma, w jaki sposób przyjmujesz zamówienia, czy masz zoptymalizowany ten proces, czy za każdym razem szukasz w mailach informacji jakie to miało być imię, jaka dekoracja, jaki kolor.. Jeśli robisz torty od czasu do czasu, to możesz sobie pozwolić na taki mało zorganizowany system. Jeśli jednak co tydzień robisz 10-15 tortów, to marnujesz mnóstwo czasu na poszukiwania informacji, które powinnaś mieć zapisane już na etapie przyjmowania zamówienia.

Przygotowałam nawet specjalne narzędzia, które ułatwią Ci to zadanie:

LINK DO POBRANIA CANDY PLANERAKARTKI Z KALENDARZA 

 

2. Eksplozja smaków 

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów, Twoje słodkie menu aż pęka w szwach. Też kiedyś miałam 14 smaków tortów do wyboru. Ale kiedy przyszło mi zrobić 10 różnych smaków i zajęło mi to ponad 8 godzin, doszłam do wniosku, że czas na zmiany. Okroiłam swoje menu do 7 smaków i przygotowałam 3 bazy, na których się one opierają. Od tego czasu nawet przygotowanie 20 tortów na weekend nie zajmuje mi więcej niż 4 godziny. 

Jeżeli dajesz klientom wolną rękę w kompozycji smaku tortu, biszkoptu, dodatków – licz się z tym, że przygotowanie takiego tortu zajmie Ci więcej czasu. 

 

3. Dobry plan to podstawa 

Możesz być najbardziej niezorganizowaną osobą na świecie, ale plan musisz mieć 🙂 Uwierz mi, uratuje Ci życie nie raz. 

Zapisz sobie co dokładnie masz przygotować i na kiedy.

Zapisz wszystkie informacje dotyczące danego zamówienia czyli:
• datę przygotowania

• produkt: wielkość/ilość

• smak

• kolorystyka

• dekoracje: figurki, wydruki, topery 

• imię/wiek 

• kwotę wpłaconego zadatku

• kwotę pozostałą do uregulowania


4. Rozplanowanie swojej pracy 

Przechodzimy do realizacji zamówienia. Uzbrojeni w plan, wiemy już jakie średnice biszkoptów przygotować, jakie smaki kremów będziemy robić. Możemy więc:

Poniedziałek: lista zakupów i dekoracje 

Dokładnie policz ile czego potrzebujesz, przygotuj listę zakupów. Nie kupuj “na zapas” produktów, które mają krótki termin przydatności, np śmietany, jogurtów itp. 

Zrób (a przynajmniej zacznij robić) dekoracje, które znajdą się na tortach: figurki, napisy, wydruki. 
Możesz je przechowywać naprawdę długo w suchym i chłodnym pomieszczeniu np. w szafce kuchennej. 

Zrób dekoracje jadalne tj. beziki, lizaki bezowe, lizaki z izomaltu. 

 

Wtorek: zakupy i półprodukty

Jedziemy na zakupy i kupujemy wszystkie niezbędne produkty do przygotowania zamówień. 

Przygotuj półprodukty, których będziesz używać w najbliższych dniach.
Frużelina, lemon curd czy prażynka mogą leżeć w lodówce nawet do 2 tygodni.

Jeżeli nie udało Ci się przygotować wszystkich dekoracji w poprzednim dniu, dokończ je właśnie dziś.

 

Środa: dzień biszkoptu

I tutaj chyba nic więcej nie muszę dodawać 🙂 
Ten dzień praktycznie w 100% poświęcam na wypieki biszkoptów. Czasami trwa to 8 godzin, czasami mniej, ale to główne zajęcie w środę.

Po upieczeniu i wystudzeniu przekrój biszkopty na blaty, podpisz który biszkopt jest przypisany któremu klientowi. Zapisuj na karteczkach nazwiska osób zamawiających. Nie pisz haseł typu “jednorożec”, “minecraft”. Możesz się mocno zdziwić kiedy na jeden termin będziesz mieć 3 jednorożce, wszystkie o takiej samej średnicy (true story). 

 

Czwartek: dzień składania tortów 

W ruch idą ranty, podkłady i mikser pracujący na najwyższych obrotach. Tego dnia zapełniamy lodówkę tortami. 
I tutaj wracam do punktu 2: w zależności od tego ile smaków masz do przygotowania i na jakiej bazie się opierasz, to zadanie może Ci zająć kilka godzin, ale równie dobrze może zająć Ci cały dzień i pół wieczora. 

 

Piątek: czas na finisz 

Z jednej strony mój ulubiony dzień w całym tygodniu, z drugiej najmniej ulubiony. Czasami czuję się w piątki jakbym miała rozdwojenie jaźni 😛 

Najbardziej z całego procesu przygotowania tortów nie lubię etapu tynkowania, a piątki właśnie zaczynają się od tynkowania, niestety.
Na szczęście później jest już tylko lepiej, a koniec dnia jest zdecydowanie najbardziej ulubiony, bo wtedy do gry zapraszam wcześniej przygotowane dekoracje, wkraczają moje ulubione kwiaty i feeria barw.

Etap dekorowania trwa dosyć długo. Wydawać by się mogło, że wszystko jest już gotowe: torty otynkowane, dekoracje są, kwiaty i słodycze czekają tylko na położenie na tort. Jednak sam proces zajmuje sporo czasu, ponieważ często dodatki jakie lądują na torcie wykonuje się na już prawie gotowym produkcie. Drip, tekstury, szablony, malowanie i tym podobne. Niby proste, ale zajmujące czas.  

 

Tak w ogromnym skrócie wygląda cały proces od momentu przyjęcia, aż po realizację zamówienia. 

Nie są to oczywiście jedyne czynności jakie robimy od poniedziałku do piątku. W tak zwanym międzyczasie odpisujemy na maile, odbieramy telefony, jeździmy na giełdę kwiatową, pieczemy mniejsze słodycze typu babeczki, makaroniki, cake popsy, które klienci często zamawiają jako dodatek do tortu. 
Jednak przy dobrej organizacji pracy naprawdę można wszystko przygotować bez stresu, bez zadyszki i bez przepracowania. 

Czego Wam i sobie życzę 🙂

P.S. Więcej o pracy z klientami opowiemy Ci podczas bezpłatnej Słodkiej Konferencji, która odbędzie się już 23 maja. Zapisz się już dziś. 

Do osób zapisanych wysyłam link z powtórką do wydarzenia. Nawet jeżeli nie możesz być na żywo, możesz skorzystać z wiedzy i rozwijać siebie i swój słodki biznes.