Dotacja to bardzo wygodna i szybka forma rozwoju firmy. Dzięki pozyskanym środkom Twoja firma ma szansę szybciej i efektywniej działać. Wiadomo, że zwykłym mikserem też ubijesz białka, a i w zwykłym piekarniku też ciasto się upiecze. Jednakże każdy, kto ma mikser planetarny i specjalistyczny piekarnik, wie, jaka jest różnica. Więc jeżeli masz możliwość skorzystania z dotacji, to z nich korzystaj, bo warto, ale…

Kiedy zdecydujesz się na wzięcie dotacji, to planujesz, co chciałabyś zakupić. Sprawdzasz, co najbardziej by Ci się przydało, co tak naprawdę poprawi efektywność Twojej pracy. Złożysz wniosek, przebrniesz przez gąszcz opisów, papierków, zaświadczeń, podpiszesz umowę o dofinansowanie i wpadasz w wir rozwijania swojej firmy – robisz zakupy, działasz z marketingiem, wykonujesz codzienne obowiązki i zapominasz, co tam w tej umowie było. I dlatego właśnie chcę zwrócić uwagę na pułapki przy braniu dotacji.

Okres prowadzenia firmy

Przy dotacji działalność prowadzić musisz nieprzerwanie przez okres 12 m-cy. O czym powinnaś pamiętać?

• Do okresu prowadzenia działalności zalicza się przerwy, jeżeli jesteś na zwolnieniu lub korzystasz z rehabilitacji.
• Do okresu prowadzenia działalności nie wlicza się okres zawieszenia. Np. w przypadku pandemii lub innej sytuacji losowej, możesz za zgodą urzędu zawiesić działalność, przy czym okres 12 m-cy zostanie wydłużony o okres zawieszenia. Więc jeżeli pojawią się takie przesłanki w Twoim życiu, porozmawiaj ze swoim opiekunem i ustal indywidualną ścieżkę. Jeżeli odpuścisz, możesz zostać poproszona o zwrot środków.
• Do okresu prowadzenia działalności wlicza się okres prowadzenia przedsiębiorstwa przez zarządcę sukcesyjnego lub następcę prawnego zmarłego. Temat bardzo smutny, ale niewiedza nie zwalnia nas z obowiązków.

Rozliczenie dotacji

Zgodnie z zapisami w umowie o dofinansowanie, masz określony czas do rozliczenia się z otrzymanych środków. Pilnuj go, bo niedopełnienie tego obowiązku może skutkować zwrotem dotacji.

Zakupy

Jeżeli we wniosku zaznaczyłaś, że zakupisz lodówkę, a zamiast niej zakupisz zamrażarkę, bo np. była w atrakcyjnej cenie, możesz mieć problem z rozliczeniem ze środków otrzymanych z dotacji. Wyjściem z takiej sytuacji może być rozmowa z Twoim opiekunem w UP i podpisanie aneksu zmieniającego zakupy. Będziesz musiała uzasadnić zmianę wydatków. Podobna sytuacja może się przydarzyć, kiedy mamy wpisany jakiś model sprzętu, ale jest niedostępny obecnie lub jest sporo droższy niż zakładałyśmy na etapie wnioskowania o dotację. Zanim dokonasz zakupu, skontaktuj się ze swoim opiekunem, aby omówić rozwiązanie.

Naruszenia

To kolejna pułapka, więc dobrze o niej pamiętać. Nieprzedstawienie dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności gospodarczej, przeniesienia siedziby lub miejsca stałego prowadzenia działalności, lub przeniesienie działalności poza obszar działania Urzędu to powód do tego, aby nakazać Ci zwrot środków. Zatem, jeżeli chcesz prowadzić działalność w innym miejscu, dodaj do CDIEG dodatkowe miejsce prowadzenia działalności nie ruszając siedziby. Tyczy się to również głównego PKD. Przez okres 12 m-cy ma być takie, jak wpisałaś do wniosku. Kody PKD możesz dodać dowolnie, ale jako dodatkowe – głównego nie wolno ruszać. Również nieprawdziwe oświadczenia, które zostały złożone na etapie wnioskowania o dotacje mogą być potraktowane jako naruszenie umowy i mogą okazać się pułapka, która sprowadzi na Ciebie konieczność zwrotu środków.

Śmierć prowadzącego działalność

To bardzo rzadka sytuacja, ale co dociekliwsi zapytają – co z dotacją? Czy trzeba ją zwrócić? Zgodnie z zapisami w umowie, w przypadku śmierci prowadzącego działalność w okresie do 1 roku prowadzenia działalności i braku ustanowienia zarządu sukcesyjnego, należy zwrócić środki w wysokości proporcjonalnej do okresu prowadzenia działalności. Co ważne, nie nalicza się odsetek ustawowych. Osoba odpowiedzialną za zwrot będą spadkobiercy.

Płatności

Za zakupione sprzęty i usługi musimy przedstawić dokumenty finansowe, które potwierdzają wydatkowanie środków. Do takich dokumentów zaliczamy: faktury, rachunki imienne, paragony imienne, umowy sprzedaży, umowy zlecenia, umowy o dzieło. Pamiętaj, że przy umowach zleceniu, bądź umowach o dzieło, musisz dołączyć rachunek potwierdzający wykonanie dzieła lub zlecenia i zapłaty wynagrodzenia.

Pamiętaj też, aby nie płacić za zakupiony sprzęt z obcych kont, np. mamy czy małżonka. Najlepiej płacić z konta, na które wpłynęła dotacja lub z firmowego, jeżeli takie posiadasz. Podobnie przy płatnościach Blikiem czy PayPal – bierz zawsze fakturę zakupową i podczep wygenerowaną transakcję za zakupy. Czasem jest to sporna kwestia przy rozliczeniach, dlatego bądź przygotowana. Cała kwota dofinansowania musi być rozliczona co do złotówki.

VAT

VAT to pułapka, w którą wielu nowych przedsiębiorców wpadło. Dlatego bardzo ważne jest, aby na etapie wnioskowania o dotację ustalić, czy będziemy od 1 dnia prowadzenia działalności płatnikiem VAT, czy będziemy osobą zwolnioną z tego obowiązku do momentu osiągnięcia limitu, na który pozwalają przepisy.

W myśl obowiązujących przepisów osoba, która otrzymała dotację na założenie działalności, może odliczyć VAT od całości dokonywanych zakupów. Takie prawo przysługuje przedsiębiorcom zarejestrowanym, jako czynni podatnicy VAT. Firmy, które zwolnione są z tego obowiązku, nie mogą odliczać VAT z zakupów.

Więc jeżeli we wniosku zaznaczysz, że będziesz czynnym podatnikiem VAT i będziesz mieć możliwość odzyskania VAT, to pamiętaj, że będziesz zobowiązana zwrócić w określonym terminie odliczony podatek VAT.

To kilka takich najważniejszych pułapek, z jakimi możesz się spotkać przy braniu dotacji. Tak jak wspomniałam wcześniej, brak znajomości prawa i zaniechania nie usprawiedliwiają nas. Takie drobne sprawy powodują niepotrzebny stres, a niekiedy konieczność oddawania dotacji. Zatem pilnuj postanowień umowy. Wówczas nic Ci nie grozi, a Ty możesz zająć się rozwijaniem swojego biznesu.