Kiedy po raz pierwszy pojawił się pomysł zorganizowania Słodkiej Konferencji, nie przypuszczałam, że stanie się on rzeczywistością. Ot, pomysł jak wiele innych, które przychodzą mi do głowy. Jednak czas mijał, a ja coraz bardziej się ekscytowałam na samą myśl, jak mogłoby to wszystko wyglądać.

Czy wiedziałam, na co się piszę? W życiu!

Nigdy przenigdy nie organizowałam żadnej imprezy (urodziny dziecka chyba się nie liczą… trochę mniejsza skala). Wiedziałam, że będzie to wyzwanie, ale na samą myśl miałam gęsią skórkę, więc czułam, że pomysł jest świetny.

Od samego początku w organizacji Konferencji pomagała mi Magda Sadowska, z którą współpracuję na co dzień. To właśnie Magda podsunęła mi pomysł, żeby oprócz prelekcji zrobić strefę partnerów wydarzenia. To jest miejsce, gdzie partnerzy mogą zaprezentować swoje produkty, porozmawiać z uczestnikami, podzielić się swoją wiedzą, nawiązać kontakty.

We wrześniu skupiłam się na wyborze hotelu. Zakładałam, że konferencja odbędzie się w Warszawie. To było dla mnie oczywiste. Tutaj mieszkam i pracuję. Dojazd jest rewelacyjny z każdej strony Polski. Nie spodziewałam się jednak, że ceny wynajmu sali konferencyjnej na jeden dzień są tak kosmiczne. Byłam w kropce i po raz pierwszy pojawiła się myśl, że ten cały pomysł z konferencją to chyba jednak kiepski pomysł.

Wtedy na mojej drodze pojawiła się Ania Mikians. Spadła mi z nieba niczym anioł ? Mistrzyni organizacji i dopinania wszystkiego na ostatni guzik. W chwili, kiedy się pojawiła w naszym zespole organizacyjnym, miałam już upatrzone 2 hotele w Łodzi.

Skąd pomysł na Łódź? Doradziło mi to kilka najbliższych osób. Ceny są niższe niż w Warszawie, ale nadal jest to środek Polski i dojazd jest bardzo dobry. Wybierając hotel, kierowałam się estetyką. Z marszu odrzuciłam sale konferencyjne, gdzie królował kolor rubinowy, a wykładziny były brudne i szare. Konferencja miała się odbyć w fajnym wnętrzu, które będzie cieszyło oko, w którym będzie miło i przytulnie. Jeden z hoteli położony był pod Łodzią. Od dworca około godziny jazdy tramwajem i autobusem. Drugi hotel położony w centrum miasta. Bardzo nowoczesny, z dobrą energią.

Wybór wcale nie był oczywisty. Zwyciężył zdrowy rozsądek.

Na tym etapie musiałyśmy podjąć decyzję, jak będzie wyglądała konferencja. Musiałyśmy mieć wizję, żeby podać konkretne informacje hotelowi. Ilu uczestników się spodziewamy? Ile będzie przerw na kawę? Jak długo będą trwały? Jak dużej sali potrzebujemy? Czy strefa partnerów ma być w tej samej sali co prelekcje, czy w osobnej?

Setki drobnych decyzji do podjęcia, które były niesamowicie ważne, bo wpływały na całokształt tego, jak konferencja będzie wyglądała.

Wybór hotelu to była jedna z ważniejszych decyzji, bo od niej zależała między innymi cena biletów. Hotel skalkulował wynajem sali, koszt każdej przerwy na kawę, koszt stoisk dla partnerów.

W cenie biletu musiałyśmy jeszcze uwzględnić między innymi koszt pracy naszej graficzki Kingi, która projektowała całe mnóstwo materiałów: od banerów na Facebook’u po identyfikatory dla uczestników, koszt drukarni, koszt reklamy. Dzięki Ani wiedziałam, że muszę wycenić też koszt ZAiKS-u i odpowiednich kieszonek na identyfikatory. Rzeczy, o których nie miałam pojęcia i o których bym nie pomyślała.

Założyłyśmy minimalną ilość uczestników i maksymalną ilość uczestników. Policzyłyśmy wszystkie koszty (a przynajmniej tak nam się wtedy wydawało) i zaczęłam głośno mówić o swoim pomyśle.

Pierwszy raz wspomniałam o tym podczas webinaru kiedy, zapytałam wprost, bez owijania w bawełnę, kto byłby skłonny zapłacić ok. 500 zł (taką przyjęłyśmy cenę na początku) i przyjechać na całodniowe wydarzenie, na którym dowie się jak rozwinąć swój słodki biznes. Serce zabiło mi mocniej, kiedy mój pomysł spotkał się z akceptacją, a dziewczyny zaczęły już snuć plany i obstawiały, gdzie taka konferencja się odbędzie i w jakim terminie.

Dostałam od Was potwierdzenie, że jest sens to robić. Że realnie jest zapotrzebowanie na takie wydarzenie, na taką formułę, jakiej w Polsce jeszcze nie było.

Plan na konferencję był jasny: uczestnicy poznają kulisy prowadzenia słodkiego biznesu. Przygotowałam listę tematów, jaka miała się pojawić na konferencji. Wiedziałam, że musi być poruszony temat marketingu i sprzedaży, PR, ale też warto omówić bardziej techniczne strony, bez których ani rusz, między innymi kwestie sanepidu. Bardzo mi zależało na tym, żeby poruszyć temat pewności siebie i swojej wartości i zmotywować do działania. Na co dzień spotykam się z Wami na grupie i wiedziałam, jak ważne są te tematy.

Ustaliłyśmy wstępny plan działania i podzieliłyśmy się obowiązkami. Każda z nas miała swoją strefę, w której działała i wspólnie spotykałyśmy się raz w tygodniu online, żeby omówić kolejne kroki i cele.

Magda zajęła się tworzeniem strony internetowej, technicznymi aspektami, o których nadal niewiele wiem i chwała jej za to, że potrafi w minutę zmienić wygląd strony. ?

Ania przygotowała cały plan i harmonogram działań poszczególnych osób. Przygotowania podzieliła na obszary: Hotel, Catering, Prelegentki, Uczestnicy, Partnerzy, Promocja. A w każdym z tych obszarów rozpisała zadania do zrobienia z deadline’mi.

Ja zajęłam się prelegentkami i partnerami wydarzenia, co w praktyce oznacza, że codziennie godzinami rozmawiałam przez telefon, opowiadałam o tym, jaką mam wizję konferencji, po co ją robię, dla kogo, i co uczestnicy wydarzenia zyskają, jaką wartość wyniosą.

Pomysł na to, kto wystąpi na konferencji, miałam bardzo wcześnie. Niestety, kiedy przyjrzałam się planowi całego wydarzenia, okazało się, że nie mogę zaprosić wszystkich osób, które bym chciała, bo nie zmieścimy się w czasie. Wystąpienia musiałby trwać ok. 15-20 minut, a to bardzo niewiele, żeby przekazać choćby ułamek wiedzy. Musiałam mocno przemyśleć, kto wystąpi i ile czasu będzie trwało wystąpienie. Ania zbudowała agendę, wyliczając i opisując dokładnie każdą minutę wydarzenia.

W październiku ruszyła przedsprzedaż biletów. Nie wiedziałam, czego mogę się spodziewać. Czy cała pula rozejdzie się w 5 minut, czy nie kupi nikt? Byłam podekscytowana i zdenerwowana jednocześnie.

Nie miałyśmy jeszcze żadnych informacji, kto wystąpi i o czym będzie mówił. Nie podawałyśmy żadnych konkretów oprócz daty i miejsca wydarzenia. Cała pula biletów w przedsprzedaży została kupiona w ciągu tygodnia.

Nie wiedziałam czy to dobrze, czy źle. Nie miałam żadnego porównania, więc nie miałam też żadnych oczekiwań. Wydawało mi się, że to dość długi czas, ale z drugiej strony… nie podałam nawet informacji, kto wystąpi.

Kolejne tygodnie były bardzo trudne. Codziennie swój czas poświęcałam na normalną pracę w pracowni, pisanie Tortowego ebooka, robienie do niego zdjęć i po prostu… ogarnianiem rzeczywistości. W tak zwanym międzyczasie przygotowywałam listę ewentualnych partnerów wydarzenia i omawiałam z prelegentkami ich wystąpienia.

Pierwotny plan był taki, że to uczestnicy decydują o tym, jaki dokładnie temat zostanie poruszony podczas konferencji. Co tydzień z każdą z prelegentek spotykałam się na LIVE na swoim fanpage’u i podczas 40-minutowego spotkania poruszałyśmy tematy związane z ich specjalizacją. Po LIVE konsultowałyśmy w grupie tylko dla uczestników konferencji, jaki temat ma zostać dokładniej omówiony podczas konferencji.

Okazało się jednak, że taka forma nie wszystkim odpowiada. Zaczęły dochodzić do mnie głosy, że jest już bardzo późno (połowa listopada), a nadal nie ogłosiłam, jakie będą tematy prelekcji. Pod koniec listopada spotkałam się w końcu na żywo, a nie tylko online, z moimi dziewczynami z zespołu. Wspólnie podczas jednej kolacji ustaliłyśmy, w jaki sposób zmienić stronę internetową. Podjęłyśmy decyzję, że wpisujemy tematy wystąpień każdej prelegentki.

W trakcie zmieniłyśmy decyzję. Żadna z nas nie wiedziała czy to dobry ruch, ale musiałyśmy zaryzykować.

Pamiętam, że to było jak przełom. Kiedy o 2 nad ranem Magda napisała na Messengerze, że skończyła pracę nad stroną, to otwierałam ją z mocno bijącym sercem. To było TO!

Zrobiłyśmy podział:

• rozwój firmy
• aspekty techniczne
• marketing i sprzedaż
• rozwój osobisty
• PR w firmie

I opisałyśmy, co w każdym obszarze zostanie omówione podczas konferencji.

Pomysł bardzo się spodobał i był głośno komentowany na Facebook’owych grupach. LIVE również cieszyły się ogromnym zainteresowaniem, a z wiedzy, jaką przekazywałyśmy, korzystało mnóstwo osób. Do tej pory obserwuję, że pod filmami pojawiają się nowe komentarze i lajki.

W grudniu miałyśmy już partnerów wydarzenia oraz partnerów medialnych: czasopisma z branży cukierniczej i portale internetowe. Ukazywały się wywiady i notki prasowe na temat Słodkiej Konferencji. O Konferencji było bardzo głośno.

Partnerzy wydarzenia przekazywali dla uczestników drobne prezenty: vouchery do sklepów, podkłady, barwniki itp. Każdy z uczestników miał otrzymać swoją małą paczuszkę (jak się później okazało, wcale nie była taka mała). Zamówiłyśmy więc torby, żeby to wszystko zmieścić. Chciałam na każdą z toreb nakleić naklejkę z logo konferencji, ale nie wyglądało to dobrze, więc postawiłam na sprawdzony sposób, czyli pieczątkę. Koniecznie z różowym tuszem. ?

Przygotowałam dla uczestników pakiet swoich produktów: kursów online, ebooków i webinarów, które miały zostać wylosowane wśród uczestników konferencji. Pozostali partnerzy również chcieli ufundować nagrody i w ten sposób do puli nagród trafiło między innymi: szkolenie u Andżeliki Chwyć, szkolenie z Tortik Annushka, talerz obrotowy, komplet podkładów i mas cukrowych. Fantastyczna niespodzianka dla naszych uczestników (do końca nie wiedzieli, że czekają na nich takie atrakcje).

Ostatnie dni przed konferencją to dosłownie setki drobnych decyzji. Mój telefon dzwonił non stop. Spotkania z zespołem, z wolontariuszkami, odbieranie gadżetów od partnerów, planowanie jak będzie wyglądało moje stoisko w strefie parterów.

Całe szczęście nad całością czuwała Ania i to ona nadawała tempo naszym działaniom. Ułożyła nie tylko agendę wydarzenia, ale też harmonogram krok po kroku dnia przed wydarzeniem, listy rzeczy do zabrania. Opisała, za co będzie odpowiedzialna każda osoba, jakie ma zadania i w jakim czasie trzeba je wykonać.

Ważnym elementem było też ustalenie ostatecznie wszystkiego z hotelem: ilu gości będzie, kiedy rozpocząć pierwszą przerwę na kawę, ile lunchy mięsnych, a ile wegetariańskich, ile potrzebujemy stolików, a ile krzeseł.

Ania miała też plan B, na wszelki wypadek, na szczęście nie trzeba go było wdrażać. Grunt to wszystkie działania przemyśleć wcześniej, opisać, zaplanować w czasie i skrupulatnie wykonywać. Odhaczać na liście zrobionych. Tak właśnie Ania prowadziła przygotowania, miała wszystko spisane i wciąż wypytywała, czy to już zrobione. 🙂

Dzień wydarzenia to dla uczestników to, co się dzieje na scenie. A dla nas organizatorów, to całe zaplecze, łącznie z przemyśleniem, jak będzie wyglądała rejestracja, jak ją szybko przeprowadzić i mieć wszystkie wymagane ustawowo zgody.

Wszystko wydrukowane i przygotowane na godzinę „zero”.

Mój dom na kilka dni przed konferencją przypominał magazyn. W korytarzu leżały kartony z czasopismami i ulotkami, gadżety, podkłady, notesy i długopisy. Zastanawiałam się, w jaki sposób zmieszczę wszystko do swojego samochodu.

Przygotowywałam swoją prezentację. Zmieniałam ją kilka razy, aż w końcu brzmiała tak, jak powinna brzmieć. Była kierunkowskazem dla osób, które chcą zacząć swoją przygodę w słodkim biznesie. Była pełna rad i wskazówek.

Widziałam też prezentacje pozostałych prelegentek i wiedziałam, że ta konferencja to będzie prawdziwa petarda.

A o tym, co się działo na konferencji, przeczytasz już za tydzień. ?

Tu możecie znaleźć Anię:
►Anna.Mikians.pl

A tu Magdę:
► RobieTo.pl

>>Bilety na Słodką Konferencję 2021<<