Częstą praktyką w słodkiej działalności jest przyjmowanie od klientek płatności na poczet dostarczenia zamówienia w przyszłości. Można wtedy spisać umowę dotyczącą jego realizacji, ale co z płatnością? Jak ją zaksięgować? Jak postąpić w przypadku działalności nierejestrowanej?

Najważniejsza kwestia jest taka, że zaliczka i zadatek nie są przychodem w momencie ich otrzymania. 

Obowiązek podatkowy występuje tylko w przypadku VAT, jeśli oczywiście jest się jego czynnym płatnikiem.

Czym się różni zadatek od zaliczki?

ZALICZKA – zostaje zwrócona klientowi w całości w zasadzie w każdym przypadku: przy rozwiązaniu umowy z winy klienta, z winy usługodawcy czy przy anulowaniu przez obie strony wydarzenia lub okoliczności niezależnych.

ZADATEK – przepada na rzecz usługodawcy, jeśli umowa nie dojdzie do skutku z winy klienta; w pozostałych przypadkach może zostać zwrócona klientowi.

To co z przychodem?

Będzie nim realizacja zamówienia i zapłata za całość.

Jeśli prowadzimy działalność nierejestrowaną, taką płatność zaliczymy dopiero w miesiącu, w którym zrealizujemy zamówienie i przyjmiemy całą płatność.

Podobnie będzie w działalności gospodarczej, ale tylko w przypadku bycia zwolnionym z VAT.

Na gruncie VAT sprawa wygląda inaczej, ponieważ przy zapłacie zaliczki musimy zaksięgować sam podatek VAT.

Pokażę to na przykładzie:

Zwolniony z VAT:

• zamówienie: 1000 zł
• zaliczka: 200 zł, wpłacona 03.02
• końcowe rozliczenie: 800 zł wpłacone 10.03

Przychód powstaje w dniu 10.03 na kwotę 1000 zł.

Czynny VAT-owiec:

• zamówienie: 1050 zł brutto (VAT 5%, 1000 zł netto)
• zaliczka: 210 zł brutto – wpłacona 03.02
• końcowe rozliczenie: 840 zł brutto – wpłacone 10.03

10 zł podatku VAT musimy zaksięgować w dniu 03.02.

W dniu 10.03 księgujemy pozostały VAT – 40 zł oraz całą kwotę netto 1000 zł.

PRZEDPŁATA

Wiemy już jak poradzić sobie z zaliczką to teraz podpowiem Wam, jak można zadziałać w inny sposób.

Jeśli macie taką możliwość, możecie przyjąć od klientki całą płatność za zamówienie przed jego realizacją. Zdaję sobie sprawę, że nie zawsze jest to możliwe, ale warto znać różne alternatywy. 

Przyjmując całość pieniędzy od razu, same decydujecie czy ma to być 100% zaliczka czy już końcowa płatność i przychód. I księgujecie tak, jak Wam jest wygodniej.

ZWROT ZALICZKI

W przypadku, gdy klient zrezygnuje z zamówienia:

• zaliczka może być zwrotna – wystawiamy wtedy dokument korygujący i zwracamy pieniądze,
• zadatek przepada – księgujemy przychód, wystawiamy dokumenty korygujący do 0 zł i tę kwotę zatrzymujemy jako rodzaj odszkodowania za niedotrzymanie umowy.

KASA FISKALNA

Teoretycznie, jeśli nie ma przychodu, nie wydajemy paragonu. Możemy udokumentować płatność odpowiednim papierowym druczkiem z dopiskiem ZALICZKA/ZADATEK. 

Vatowcy nabijają zaliczki na kasę fiskalną i rozliczają to w sposób opisany powyżej, bo u takich osób powstaje obowiązek naliczenia podatku VAT.

Jeśli chodzi o podatników zwolnionych z VAT, nie ma u nich przychodu i mogą skorzystać z uproszczenia. 

Mianowicie, zaliczki będą traktowane jak standardowe płatności i rozliczane dochodowo w dniu płatności.

Trzeba zgłosić taką chęć do urzędu skarbowego i rozliczać zaliczki w ten sposób przez cały rok.

Bo wiecie, co skarbówka to opinia… Ja zawsze lubię potwierdzić wszystko gdzie się da, bo daje mi to wewnętrzny spokój.

W razie pytań, jestem do Waszej dyspozycji 🙂