Samo sformułowanie zwrot zadatku jest na pierwszy rzut oka bardzo podejrzany.
Krótkie przypomnienie różnicy między zaliczką, a zadatkiem:
Zadatek:
– Jest bezzwrotny w przypadku wycofania się klienta z zamówienia lub usługi
– Usługodawca w przypadku nie wykonania usługi zwraca klientowi dwukrotność wpłaconego zadatku
– Chroni obie strony: usługodawcę i usługobiorcę
Zaliczka:
– Podlega zwrotowi w przypadku wycofania się klienta z zamówienia lub usługi
– Chroni interesy usługobiorcy
Zdecydowana większość przedsiębiorców przed wykonaniem usługi pobiera zadatek.
Dlaczego więc mimo takich zapisów prawnych zdarzają się sytuacje, że trzeba zwrócić zadatek? Jak do tego podejść i jak to zrobić, żeby nasza firma nie była stratna?
Kiedy wybuchła pandemia i klienci masowo zaczęli rezygnować z planowanych dużo wcześniej imprez, na grupach facebookowych widać było ogromne poruszenie wśród właścicieli firm. Część z nich była przerażona wizją zwrotu zadatku.
Zgodnie z prawem:
Klient ma prawo żądać zwrotu zadatku w sytuacji, kiedy rezygnuje z usługi wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności (kodeks cywilny art. 394 § 3).
W mojej firmie wygląda to tak:
Pobieram zadatki za każde zamówienie, nawet najmniejsze. Rezerwacje na torty weselne i candy bary robię nawet z dwuletnim wyprzedzeniem i w chwili podpisania umowy klienci wpłacają mi zadatek. Kwota zadatku jest różna, w zależności od wielkości zamówienia, i waha się od 500 zł do 3000 zł. Te pieniądze nie są moje do momentu wykonania przeze mnie usługi. Nie inwestuję ich, nie wypłacam z nich pensji, nie płacę czynszu itd. Lokuję je na zupełnie innym rachunku.
W chwili zaksięgowania wpłaty na rachunek firmowy wystawiam paragon lub fakturę, więc odprowadzam od niej należny podatek.
W chwili kiedy klient prosi o zwrot zadatku:
- Proponuję przesunięcie daty realizacji zamówienia na inny termin.
- Poznaję historię klienta, staram się zrozumieć jego sytuację. Jeżeli klient nie chce innych rozwiązań, tylko zwrot zadatku.
- Zwracam zadatek pomniejszony o wartość podatku, którą odprowadziłam i ew. koszty, które już poniosłam w związku z tym konkretnym zamówieniem.
Zawsze staram się „dogadać” z klientem. Część klientów sama mówi, co się wydarzyło i w jakiej jest sytuacji, część nie jest tak wylewna. Wchodzę w buty klienta, staram się zrozumieć i jeżeli to tylko możliwe pójść na ugodę.
Zadowolony klient do mnie wróci i poleci moje usługi swoim znajomym.
A to jest najważniejsze.
